Mantenimiento de la copia de seguridad del catálogo de Lightroom (y copia en la nube) en OS X

Mantenimiento de la copia de seguridad del catálogo de Lightroom (y copia en la nube) en OS X

El catálogo de Lightroom (LR) es ese fichero en el que se guarda la referencia a la ubicación de los ficheros, las ediciones que se les han hecho y los metadatos (como calificaciones o etiquetas). Es la base para el funcionamiento de LR, aparte de las imágenes claro, y su perdida puede generar un gran dolor de cabeza. Una estrategia que permite minimizar daños es tenerlo todo separado… el catálogo en un disco (1), las imágenes en otro (2)  y las copias de seguridad de las imágenes y del catálogo en otro (3). Y mantener al disco (3) en una ubicación física diferente a la de (1) y (2). La nube nos puede venir bien para alojar las copias de seguridad del catálogo y de  las imágenes (si nuestro banco de imágenes no es muy grande). Para esto nos hará falta un alojamiento del tipo Dropbox, Copy o Box. Estos tres tienen programas que se instalan en el equipo y permiten mantener sincronizada una carpeta en la nube. De momento nos basta con tener uno de ellos instalado, ahora pasemos a la copia de seguridad del catálogo.

Una de las funciones que incluye LR es la de hacer una copia de seguridad del catálogo, nos permite configurar la frecuencia y la ruta en la que se almacenarán las copias.

De momento todo normal, hasta que te das cuenta de que este sistema tiene el inconveniente de no gestionar el número de copias que debe mantener almacenadas con lo que las irá metiendo en la ruta que le indiquemos ad infinitum (o hasta que llenemos el disco). Viendo que mi catálogo ocupa ya casi 800MB el ir acumulando copias de seguridad hace que el espacio del disco se vaya consumiendo a pasos bastante grandes. La solución es cada cierto tiempo ir a la carpeta de las copias de seguridad y hacer limpieza. Además, ¿si queremos subir la última copia a la nube?… pues la arrastramos a la carpeta que tengamos sincronizada y listo. Y ya está… ¡NO! ¡ERROR! que sí, que eso es muy sencillo pero tenemos que tener en cuenta el factor gandul  y el hecho de tener que acordarnos de las hacer las dos cosas. Resumiendo, es una tarea repetitiva y que mejor solución para este tipo de tareas que automatizar todo el proceso y dejar que sea la máquina la que se encargue de hacer limpieza y subir el fichero.

Paso 1

Hay que tener creada una cuenta y tener instalado un cliente de alguno de los alojamientos dichos antes, todos se encargan de mantener sincronizada al menos una carpeta de nuestro equipo con la nube. Una vez instalado el cliente la carpeta que se sincroniza suele estar en la carpeta del usuario o en el menu izquierdo de Finder.En ella hay que crear una nueva carpeta en la que alojaremos la copia del catálogo que se sincronizará con la nube (caso de la estrategia 1), en mi caso la he llamado “LR Catalog Backup” dentro de la carpeta de Copy.

LR_backup_5 LR_backup_6

Paso 2

Ahora para configurar la copia de seguridad del catálogo en LR iremos al menú Lightroom / Ajustes del catálogo. Las opciones disponibles van desde hacerla cada vez que se salga de LR, una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes o nunca. Obviamente “nunca” no será la opción elegida. LR_backup_1

Una vez configurada cada vez que se ejecute la copia se mostrará el siguiente diálogo:LR_backup_3LR_backup_4

Aquí se le indica la ruta haciendo clic en “Elegir…”. Debe crearse una carpeta en un disco externo o en el disco del sistema para ello, en mi caso está en una unidad externa.

Paso 3

Ahora empieza lo bueno. Voy a utilizar Automator y Applescript para hacer la automatización. Automator es una aplicación que viene incluida en OS X que permite grabar y ejecutar secuencias de acciones, al estilo de los macros de PS o del Office de Microsoft, pero con acciones del Finder y de las aplicaciones que lo soporten. Applescript es un lenguaje de programación desarrollado por Apple para ser ejecutado en sus sistemas operativos.

No hay que asustarse, la parte complicada ya esta hecha solo hay que descargar este fichero y retocarlo para decirle donde están las copias de seguridad de LR y donde está la carpeta del servicio online que la subirá a la nube.

Una vez descargado abrimos Automator, que se encuentra dentro de Aplicaciones y tiene un icono así de chulo, y no, no es un bazuca, es una tubería por aquello de conectar las diferentes acciones y tal… ¡bah! simbologías frikis.

LR_backup_10

Una vez abierto abrimos nuestra acción (o se la lanzamos al icono en el Dock) y veremos algo así:

LR_backup_11

Lo que nos interesa es la parte derecha, esas son todas las acciones que lleva a cabo el flujo de trabajo. No voy a enrollarme (más) explicando como funciona todo, aunque es todo bastante autoexplicativo, así que pasamos a editarlo para configurar vuestras rutas.

Paso 3.1

Primero la ruta donde LR hace las copias de seguridad, en la parte superior, hay que hacer clic en el desplegable que hay al lado del texto “Recibe los archivos y carpetas que se añaden a” y elegir “Otro…”, buscamos nuestra carpeta y teniéndola seleccionada hacemos clic en Abrir. No vale estar dentro de ella, tiene que estar marcado el icono de ella, de tal manera que al final en el desplegable aparezca su nombre.

LR_backup_12

Paso 3.2

En el segundo paso “Obtener los items del Finder especificados” hacemos clic en el triangulo que tiene a la izquierda para que se despliegue y pulsamos en añadir. Igual que antes seleccionamos la carpeta donde se guarden las copias de LR y hacemos clic en “Añadir”, así:

LR_backup_13

Paso 3.3

Recogemos este paso volviendo a hacer clic en el triángulo de la izquierda y vamos al cuarto y lo desplegamos, aquí le indicaremos a la acción cual es la antigüedad máxima que queremos que tengan nuestras copias, está ajustado para que borre todo lo anterior a un mes, aquí cada uno que lo ponga a su gusto.

El motivo de que filtre por carpetas es que las copias de LR se guardan en carpetas, en la captura anterior se puede ver que dentro de la carpeta Backups hay unas cuantas con formato “aaaa-mm-dd hhmm”.

LR_backup_14Paso 3.4

Bien, sigamos, vamos al sexto paso del flujo y hacemos lo mismo que con el segundo pero en este caso debemos seleccionar la carpeta que tengamos dentro de la carpeta de la nube, que creamos en el Paso 1.

Paso 3.5

Ahora saltamos al paso 10, “Ejecutar AppleScript”, sin miedo desplegamos la linea y veremos cuatro o cinco lineas en un idioma mu raro, de ahí lo único que nos interesa es lo que va entre comillas de la segunda línea. Entre las comillas debe estar el nombre que tiene nuestro LR, en la versión 5 es lo que se ve debajo “Adobe Photoshop Lightroom 5”, si nuestra versión no es ésta debemos poner el nombre con el que aparece en el Dock. Si no está bien escrito la acción continuará sin que LR haya terminado de hacer la copia de seguridad y comprimirá la copia y la pondrá en la carpeta de la nube sin estar terminada.

LR_backup_15

Paso 3.6

Ahora nos vamos al menu Archivo/Guardar o pulsamos Cmd+S y ya tenemos guardado el flujo de trabajo con nuestros ajustes. Ya podemos cerrar Automator.

Paso 4

Ya queda menos, este es el último paso antes de probar si funciona (y si no lo hace algo habrás hecho mal :P).

Abrimos en una ventana de Finder la carpeta donde LR guarde las copias de seguridad. Una vez abierta hay que hacer clic con el botón derecho sobre ella y abrir Servicios / Configuración de Acciones de Carpeta como en la siguiente imagen:

LR_backup_7

Lo siguiente que veremos será un diálogo que no muestra una lista de accionas ya predefinidas, si nos aparece la nuestra en la lista la seleccionamos y pulsamos en “Adjuntar”. Si no aparece cancelaremos y le daremos a añadir al “+” de la parte derecha y seleccionamos el fichero de la acción que descargamos.

Una vez aparezca en la lista de la derecha hay que marcar la casilla de la parte superior “Activar acciones de carpeta” y cerrar la ventana.

LR_Backup_8 LR_backup_9

Paso 5

Llega el momento de la prueba definitiva (¡ay que nervios!): abrir el LR, cerrarlo y decirle que queremos hacer la copia de seguridad como en el Paso 2. Si todo va como debe de la carpeta de las copias de seguridad de LR desaparecerán las anteriores al margen de tiempo que se le haya indicado y cuando LR termine de hacer la copia, al poco aparecerá un fichero comprimido en la carpeta de la nube, este tiempo variará dependiendo de tamaño del catálogo pero el mío pesa 800MB y tarda un par de minutos en total.

A tener en cuenta

Puede pasar que la acción no funcione, sí, cada equipo es un mundo y puede que algo sea ligeramente (o muchamente) diferente y por eso no haga lo que debe, ahora expongo los inconvenientes que me he encontrado:

  • Ambas carpetas deben ser indexables por Spotlight ¿lo que?, que el sistema de búsqueda de OS X debe tener acceso al contenido de ellas para agilizar las búsquedas, así va más rápido cuando queremos encontrar ese powerpoint de los gatitos. En Preferencias de Sistema / Spotlight / Privacidad se le indica a Spotlight que carpetas no queremos que indexe (y yo no he dicho porno) y comprobar que nuestras carpetas no están ahí metidas.  (en la captura se ve mi carpeta de Backups).

LR_backup_16

  • Una solución para forzar un reindexado de nuestras carpetas es añadirlas a esa lista de Spotlight, salir de las preferencias, volver a entrar y quitarlas. Así Spotlight reindexará cuando salgamos por segunda vez, después hay que darle un poco de tiempo para que lo haga.
  • Ojo con los permisos de las carpetas, si han sido modificados puede que Automator no tenga acceso.
  • ¿que por que no borra los x ficheros más antiguos en lugar de hacerlo por fechas? Buena pregunta, la idea era esa pero las acciones de Automator no permiten ese tipo de filtro, estoy intentando resolverlo con AppleScript pero de momento sin resultados.

Conclusiones

Si has llegado hasta aquí te agradezco la paciencia y te invito a que me comuniques tus dudas o sugerencias.

Sí, ya se que hay algún plugin de LR que permite automatizar las copias de seguridad pero no he visto ninguno que haga limpieza de las copias antiguas.

Por supuesto puedes trastear con la acción y modificarla a tu antojo.

Si no quieres que se eliminen las copias de seguridad pero sí que la última se suba a la nube puedes eliminar los pasos del 2 al 5.

Si no quieres que vacíe la carpeta de la nube e ir acumulando copias ahí puedes eliminar los pasos 6 al 9.

2 Comments

  1. El archivo applescript ya no está enlazado, podrían colocarlo de nuevo?

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    • Hola, ya está arreglado el enlace

      Reply

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